Guide: Sådan forbereder du og din boligforening jer til generalforsamlingen
En generalforsamling er en vigtig begivenhed i en boligforening, hvor vigtige beslutninger om ejendommens fremtid bliver truffet i fællesskab. Det kan for eksempel være vigtige beslutninger om arbejdsdage i foreningen og planlægning af renoveringsopgaver på jeres fælles ejendom. For at sikre, at beslutningerne bliver taget på et solidt grundlag, er det afgørende med god forberedelse.
Her får du en guide til, hvordan du og din boligforening forbereder jer bedst:
1. Inddrag administrator og rådgiver i god tid
For at sikre, at generalforsamlingen forløber effektivt, er det en fordel at inddrage jeres administrator og byggetekniske rådgiver i forvejen, gerne et par måneder før. De kan hjælpe med at skabe overblik over ejendommens vedligeholdelsesbehov, økonomi og eventuelle renoveringsprojekter.
2. Få styr på tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan
Det første skridt i forberedelsen er at gennemgå ejendommens energimærke, tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan. Hvis disse dokumenter ikke allerede findes, er det vigtigt at få dem udarbejdet. En opdateret vedligeholdelsesplan giver et klart billede af ejendommens fremtidige vedligeholdelsesbehov og er et essentielt beslutningsgrundlag.
Se mere om vedligeholdesplan her
3. Skab et realistisk økonomisk overblik
Sammen med administrator og rådgiver skal I udarbejde et realistisk budget, der tager højde for kommende renoveringsprojekter. En god økonomisk planlægning sikrer, at foreningen undgår pludselige, uforudsete udgifter, som kan være dyre på den lange bane.
4. Afhold beboermøde inden generalforsamlingen
Inden generalforsamlingen bør bestyrelsen afholde et beboermøde. Her kan forskellige scenarier og renoveringsbehov præsenteres og drøftes, så beboerne kan nå til enighed om, hvilke forslag der skal stilles på generalforsamlingen. Som rådgiver deltager vi gerne på beboermøder, idet vi kan være med til at opklare eventuelle tvivlsspørgsmål knyttet til ejendommen og eventuelle renoveringsprojekter.
5. Klargør materiale til generalforsamlingen
Rådgiver hjælper med at udarbejde et klart og gennemskueligt beslutningsgrundlag, så beboerne har de bedste forudsætninger for at stemme om renoveringsprojekter og andre beslutninger.
6. Afstemning på generalforsamlingen
På selve generalforsamlingen stemmes der om, hvorvidt de foreslåede renoveringsprojekter skal gennemføres. En tydelig plan og gennemarbejdet dokumentation styrker beslutningsprocessen og minimerer risikoen for tvivl og uenighed.
7. Videre proces efter vedtagelse af renoveringsprojekter
Hvis et renoveringsprojekt vedtages, hjælper vi som rådgiver jer som forening med de næste skridt. Det kan omfatte:
Ansøgning om eventuel byfornyelsesstøtte
Udarbejdelse af licitationsmateriale
Indhentning af tilbud fra entreprenører
Byggeledelse og opfølgning gennem hele processen
Tjekliste: Før generalforsamlingen
Inddrag administrator og rådgiver i god tid
Få udarbejdet eller opdateret en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan
Udarbejd et realistisk budget i samarbejde med administrator og rådgiver
Afhold et beboermøde for at skabe enighed om forslag til generalforsamlingen
Klargør beslutningsmateriale til generalforsamlingen
Afstem forslagene på generalforsamlingen
Hvis projekter vedtages, sørg for at sætte den videre proces i gang med rådgiverens hjælp
Ved at følge disse trin sikrer jeres boligforening, at generalforsamlingen bliver en effektiv og velforberedt proces, hvor de rette beslutninger kan træffes på et solidt grundlag.
Få et digital overblik over ejendommen tilstand
En tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan sikrer, at I som bygningsejer hele tiden har et opdateret og retvisende dokument vedr. ejendommens tilstand samt de forventelige udgifter til renoveringer og forbedringer. Vi udarbejder dem digitalt på platformen ”Vores ejendom”, hvor I altid har et opdateret, digitalt overblik.
Vores ejendom
Tilstanden på- og vedligeholdelsen af ejendommen
En ejendoms bygningsdele nedbrydes naturligt med tiden. Skader, der lige nu virker små, kan hurtigt vokse sig større og blive dyre for dig som ejer ejendommen - især hvis ikke du sørger for at få en professionel til at kigge på ejendommen, så du kan gribe ind i tide.
