Den gode beboerdialog

1. Rettidig kommunikation og information

Det er bredt anerkendt inden for byggebranchen, at godt samarbejde og god kommunikation mellem parterne er noget af det vigtigste for at opnå en effektiv byggeproces.
Derfor lægger vi i begyndelsen af renoveringsforløbet en plan for, hvordan vi håndterer kommunikationen med beboerne i det kommende forløb.

Med planen overskueliggøres, hvordan beboerne vil blive påvirket af renoveringsprojektet. En stor del af planene omhandler information om helt basale aktiviteter:

• Hvilke aktiviteter/arbejder skal der gennemføres (generelt og tæt på den enkelte bruger)?

• Hvornår sker det?

• Hvor længe varer det?

• Hvad forventes af brugerne? – skal de rydde op, flytte møbler, aflevere en nøgle (hvor og hvornår?)

• Hvad betyder det af gener for brugerne? – f.eks. støv, støj, lukket for el eller vand, aflukkede områder mv.

2. Kommunikationskanaler

I samarbejde med entreprenør og bestyrelse lægger vi os fast på, hvilke kanaler, vi vil bruge til at kommunikere med beboerne . Det kan fx være:

• Direkte mail til beboerne: Fordelen ved dette er, at det er en nem og hurtig måde at nå ud til mange beboere på én gang. Ulempen kan være, at ikke alle beboere har en mailadresse.

• Opslagstavler: Er en enkel og billig kommunikationsform, og er der, hvor beboerne er. Informationerne kan dog drukne i andet materiale og beboerne kan overse vigtige beskeder.

• Facebook: Er nemt at koble sig op på og informationer modtages hurtigt. Dog er det ikke alle beboere, der har en konto.

• Webpage eller hjemmeside: God måde at holde mange orienteret. Der er dog en usikkerhed for, at ikke alle beboere får informationerne.

3. Beboerudvalg

I større renoveringsprojekter, hvor der er flere etaper, kan det være en fordel at engagere og inddrage beboerne i renoveringsprocessen. Beboerne kan fungere som videnspersoner og bidrage med deres erfaringer og viden fra de indledende etaper. De kan fortælle om deres oplevelser med projektet og dermed være med til at skabe troværdighed og tryghed over for den samlede beboergruppe.

Vores anbefaling er at inkludere beboerne vedr. materialevalg i renoveringen. Det kan eks. være, hvilken slags vinduer eller døre der skal bruges. Ved at gøre det kan beboerne få direkte indflydelse på de arkitektoniske udtryk. Det er dog vigtigt, at en beslutning om materialevalg finder sted, før udbuddet er sendt ud, så der ikke sker unødvendige forsinkelser i processen.

Det er vigtigt at inddrage beboerne, men vi gør også en dyd ud af at kurattere og facilitere beboerdialogen, for at sikre os at der skabes den ønskede fremdrift på projektet.

4. Varslinger

Det er en opgave for sig at sørge for, at alle varslinger og breve bliver sendt ud til beboerne med tilstrækkelig information i god tid – i så god tid, som det nu engang er muligt inden for rammerne.
Hovedreglen er, at varslinger udelukkende skal indeholde information om tid, sted, handling og om nødvendigt; en kort beskrivelse af det arbejde, der skal udføres.

Informationer om selve byggesagen og forklaringer bør holdes til fx beboermøderne.

Når der skal udføres arbejde i en ejendom, skal der altid indgås aftaler med beboerne om, hvornår arbejdet i deres bolig udføres. Oftest er dette problemfrit, men ind imellem er der behov for at få adgang til boligen, selvom beboeren ikke selv har givet adgang. Da det kan være omstændigt selv at indgå individuelle aftaler med alle beboere, er det afgørende, at der er varslet rettidigt overfor beboeren, så et større projekt ikke bremses af en beboers modvilje, og projektet i øvrigt forløber som planlagt med entreprenøren. Vi sørger for at holde varslingerne korte og tydelige og i et let forståeligt sprog, så budskaberne er klare for beboerne og ikke giver anledning til forvirring. I ejendomme med mange internationale beboere kan det være en idé at skrive varslingerne på engelsk også – eller at tilføje symboler og tegn i teksterne, så budskabet når frem til modtageren.

5. Beboermøder

Et renoveringsprojekt vil uundgåeligt påvirke beboernes dagligdag – det kan ikke undgås, når man arbejder menneskers hjem.

Det kan vurderes fra sag til sag, om det er en god idé at afholde møder med beboerne løbende i renoveringsforløbet. Beboermøder kan være med til at afstemme forventninger og afklare misforståelser. Løbende beboermøder kan dog også skabe et rum for frustration og irritation over de gener, som et renoveringsforløb kan medføre for beboerne. En god idé er at have en klar dagsorden, som sendes til beboerne forud for mødet, så der er en ramme for mødet.

6. Mock-up

En mock-up kan være et rigtig godt redskab til at kommunikere med beboerne. Mock-up’en er en prøve på en del af renoveringsarbejdet i stor skala (1:1). Her kan beboerne få en fornemmelse af det færdige renoveringsprojekt. Samtidig kan det bruges til tilpasning af arbejdsprocesser. Se også afsnittet ‘Etablering af beboerudvalg’.