Seks tips til beboerhåndtering

Som rådgiver er det vores erfaring, at et godt forhold til beboerne i den ejendom, man renoverer, er en forudsætning for et godt byggeforløb. Beboerne er en vigtig samarbejdspartner, idet de i en renoveringssag ofte bor i deres boliger, mens der renoveres og dermed er en del af byggeprocessen fra start til slut. Ved at prioritere et godt samarbejde med denne gruppe, kan mange unødvendige udfordringer begrænses.

Men hvordan håndterer man som professionel part en beboergruppe i et større renoveringsprojekt, så beboerne oplever et gnidningsfrit og tilfredsstillende samarbejde med rådgivere, entreprenører og bestyrelse?

Med en klar plan for, hvordan beboerne håndteres ift. den respektive lokale byggeplan, øges chancerne for værdiskabelse i processen. Vi giver dig herunder 6 tips til, hvad du skal være opmærksom på i forbindelse med beboerhåndtering, der giver tilfredse beboere.

1.     Rettidig kommunikation og information   

Uforudsigelighed gør samarbejdet i renoveringsprojekter særligt nødvendigt. Det er bredt anerkendt inden for byggebranchen, at godt samarbejde og god kommunikation mellem parterne er noget af det vigtigste for at opnå en effektiv byggeproces.

Lav i begyndelsen af byggeforløbet en plan for, hvordan I håndterer kommunikationen med beboerne. En stor del af et renoveringsprojekt omhandler information om helt basale aktiviteter:

  • Hvilke aktiviteter/arbejder skal der gennemføres (generelt og tæt på den enkelte bruger)?
  • Hvornår sker det?
  • Hvor længe varer det?
  • Hvad forventes af brugerne? – skal de rydde op, flytte møbler, aflevere en nøgle (hvor og hvornår?)
  • Hvad betyder det af gener for brugerne? – f.eks. støv, støj, lukket for el eller vand, aflukkede områder mv.

2.     Relevante medier til formidling    

Det er vigtigt at klargøre fra starten, hvilke medier I vil bruge til at kommunikere budskaber ud til beboerne. Der er fordele og ulemper ved brugen af de forskellige medier, så det kan være en god idé at kombinere brugen af dem, så chancen for, at alle ser informationerne, øges.

Få fra starten en samlet liste over alle beboerne, så I har kontaktoplysninger samlet. Så er det hurtigt at sende informationer ud, når det bliver aktuelt.

Medierne kan være disse:

  • Direkte mail til beboerne: Fordelen ved dette er, at det er en nem og hurtig måde at nå ud til mange beboere på én gang. Ulempen kan være, at ikke alle beboere har en e-mailadresse.
  • Opslagstavler: Er en enkel og billig kommunikationsform, og er der, hvor beboerne er. Informationerne kan dog drukne i andet materiale og beboerne kan overse vigtige beskeder.
  • Facebook: Er nemt at koble sig op på og informationer modtages hurtigt. Dog er det ikke alle beboere, der har en konto.
  • Hjemmeside: God måde at holde mange orienteret. Der er dog en usikkerhed for, at ikke alle beboere får informationerne.

3.     Etablering af beboerudvalg  

I større renoveringsprojekter, hvor der er flere etaper, kan det være en fordel at engagere og inddrage beboerne i renoveringsprocessen. Beboerne kan fungere som videnspersoner og bidrage med deres erfaringer og viden fra de indledende etaper. De kan fortælle om deres oplevelser med projektet og dermed være med til at skabe troværdighed og tryghed over for den samlede beboergruppe.

Bang & Beenfeldts anbefaling er at inkludere beboerne vedr. materialevalg i renoveringen. Det kan eks. være, hvilken slags vinduer eller døre der skal bruges. Ved at gøre dette kan beboerne få direkte indflydelse på de arkitektoniske udtryk. Det er dog vigtigt, at en beslutning om materialevalg finder sted, før udbuddet er sendt ud, så der ikke sker unødvendige forsinkelser i processen.

En vigtig pointe er dog, at inddragelse af beboerne i en renoveringssag skal ske med måde, idet for mange meninger og vurderinger kan forsinke renoveringsforløbet.

4.     Plan for varslinger til beboerne 

Det er en opgave for sig at sørge for, at alle varslinger og breve bliver sendt ud til beboerne med tilstrækkelig information i god tid – i så god tid, som det nu engang er muligt inden for rammerne.

Hovedreglen er, at varslinger udelukkende skal indeholde information om tid, sted, handling og om nødvendigt; en kort beskrivelse af det arbejde, der skal udføres. Informationer om selve byggesagen og forklaringer bør holdes til nyhedsbreve eller andetsteds.

Når der skal udføres arbejde i en ejendom, skal der altid indgås aftaler med beboerne om, hvornår arbejdet i deres bolig udføres. Oftest er dette problemfrit, men ind imellem er der behov for at få adgang til boligen, selvom beboeren ikke selv har givet adgang. Da det kan være omstændigt selv at indgå individuelle aftaler med alle beboere, er det afgørende, at der er varslet rettidigt overfor beboeren, så et større projekt ikke bremses af en beboers modvilje, og projektet i øvrigt forløber som planlagt med entreprenøren.

Hold varslingerne korte og tydelige og i et let og forståeligt sprog, så budskaberne er klare for beboerne og ikke giver anledning til forvirring.

I ejendommen med mange internationale beboere kan det være en idé at skrive varslingerne på engelsk også – eller at tilføje symboler og tegn i teksterne, så budskabet når frem til modtageren.

5.     Løbende beboermøder 

Det kan vurderes fra sag til sag, om det er en god idé at afholde møder med beboerne løbende i renoveringsforløbet. Beboermøder kan være med til at afstemme forventninger og afklare misforståelser.

Løbende beboermøder kan dog også skabe et rum for frustration og irritation over de gener, som et renoveringsforløb kan medføre for beboerne.

En god idé er at have en klar dagsorden, som sendes til beboerne forud for mødet, så der er en ramme for mødet.

6.     Lav en mock-up 

En mock-up kan være et rigtig godt redskab til at kommunikere med beboerne. Mock-up’en er en prøve på en del af renoveringsarbejdet i stor skala (1:1). Her kan beboerne få en fornemmelse af det færdige renoveringsprojekt. Samtidig kan det bruges til tilpasning af arbejdsprocesser. Se også afsnittet ‘Etablering af beboerudvalg’.

Og med disse ord ønsker Bang & Beenfeldt jer held og lykke med jeres renoveringsprojekt. 

Læs mere om muligheden for at få renoveret i jeres ejendom her.

Besøg vores sider: facebook linkedin